11月1日，学校在一办四楼会议室召开“2016年湖南省大学生田径运动会”承办工作协调会。副校长叶泽主持会议，党政办、宣传部、教务处、学工部、保卫处、团委、后勤处、后勤集团、校医院等相关职能部门主要负责人参加会议。

体育学院院长张恳介绍了承办本次比赛的背景和意义，对赛事前期筹备工作进行了通报，并就各职能组构成及分工和近期待办事项作了具体部署，明确了各单位的职责任务，各参会部门一致表示要通力合作做好赛事承办工作。

叶泽指出：大学生田径运动会是我省大学生的重要活动，是校园文化建设的重要载体，是教育教学工作的重要组成部分，对于促进学校体育活动的普及，释放高校体育实践育人的功能有着非常重要的意义。他还就赛事筹备工作方案及各部门任务分解表提出了要求：一是各部门要高度重视、大力宣传、精心组织、广泛参与、协调配合，提高安全责任意识，确保学生人身和财产安全。二是要全力做好服务工作，以优质、热情的服务努力把省大学生田径运会办成展示理工精神、提升理工形象、富有时代特色、推动和谐进步的体育盛会。